Cos’è e come nasce la videoconferenza.
La videoconferenza è l’utilizzo di un insieme di tecnologie che permettono l’interazione audio e video di due o più individui.
Un sistema di videoconferenza sfrutta l’audio, il video e la trasmissione di dati in sincrono, e grazie alle nuove tecnologie annulla le distanze. La videoconferenza nasce dall’esigenza di dover comunicare in tempo reale con soggetti che si trovano in diversi luoghi sfruttando il remoto. La videoconferenza utilizza la comunicazione non verbale, ed in questa sfera le impressioni, le precomprensioni vengono eliminate a vantaggio dei nuovi canali di comunicazione.
Da anni la possibilità di videocomunicare è stata estesa agli ambiti più diversi come ad esempio la formazione, l’insegnamento, le consulenze, ai convegni, o semplicemente a due o più soggetti che desiderano colloquiare, ma si trovano in città o in paesi diversi. Le videoconferenze sono innegabilmente vantaggiose per le aziende, dimezzano i costi, migliorano la gestione del tempo e permettono di collaborare in contemporanea con più persone. Grazie alle videoconferenze si viene a creare un luogo di lavoro confortevole, dove le scelte vengono prese velocemente e dove si può assistere ad un continuo interscambio di idee e di proposte.
L’audio è l’elemento cardine di una videoconferenza; deve risultare nitido, privo di rumori o di eco. In mancanza di un audio adeguato, la conferenza può risultare carente, priva di efficacia. La qualità delle immagini aiuta ad interagire nel contesto, rinnova il concetto legato alla distanza. L’immagine sgranata, priva di qualità, può creare degli ostacoli per la riuscita di un progetto. E’ importante poter vedere la reazione di un determinato individuo ad una specifica proposta. I gesti e le espressioni del corpo, i movimenti del volto, contribuiscono in egual misura all’utilizzo delle parole.
La differenza tra sistemi di videoconferenza gratuita e quelli di sistemi professionali.
I programmi utilizzati per la videoconferenza gratuita, nascono per accontentare le esigenze dei consumer. Parlare di videoconferenza in questi casi è semanticamente errato. Un programma gratuito è strutturato per utilizzare la videochiamata tra due persone, nel momento in cui si ha il bisogno di concepire una videoconferenza, gli strumenti in questione diventano instabili, difficilmente supportati e spesso si ha la necessità di acquistare un servizio premium a pagamento. I sistemi di videoconferenza gratuita non permettono l’utilizzo dello streaming e nemmeno quello del recording che invece spesso sono indispensabili per le aziende. Inoltre utilizzano un protocollo chiuso che impedisce l’interoperabilità. L’interoperabilità è un concetto moderno, è la possibilità in ambito informatico di scambiare servizi ed informazioni mediante l’uso di diversi device e di non influire negativamente sul sistema e di avere l’affidabilità delle risorse in uso.
La videoconferenza professionale ha diversamente dal passato, costi contenuti. Una volta era necessario comprare un Server e delle licenze. A queste si dovevano aggiungere le spese per l’acquisto di hardware professionali, con il risultato di rinunciare a questo potente mezzo di comunicazione da parte delle aziende. Oggigiorno è possibile addirittura risparmiare grazie ad una videoconferenza professionale utilizzando semplicemente un monitor, una telecamera, un microfono ed un codec per inviare e ricevere i dati. Se consideriamo il prezzo di un biglietto del treno, o quello di un biglietto del pullman, o anche quello di un aereo, ci possiamo rendere conto di quanti soldi è possibile risparmare grazie a questi nuovi mezzi. Un altro aspetto da non sottovalutare è quello che prevede l’azzeramento dei tempi morti, o dei tempi che prevedono la trasferta del lavoratore. In viaggio un dipendente può solo leggere qualche email, qualche fascicolo o rispondere ad una o due telefonate al massimo. La riduzione o l’azzeramento dei costi di trasferta, del tempo che intercorre tra la propria abitazione e quella dell’ufficio vanno ad influire positivamente grazie alla videoconferenza all’incremento della produzione.
La possibilità di creare una videoconferenza con collaboratori esterni e personale dislocato su territorio nazionale ed internazionale, assume una nuova connotazione, un nuovo modo di svolgere il proprio lavoro. La videoconferenza professionale permette di utilizzare qualsiasi strumento dotato di una webcam integrata o di una webcam USB, come ad esempio un computer personale, o un tablet. Si possono utilizzare dei semplici auricolari, o delle cuffie con microfono incorporato per una maggiore qualità dell’audio. Permette la registrazione, la trasmissione in contemporanea e lo streaming, ottimizza in tempo reale la fruizione, si adatta alla banda inviando qualità video ed audio migliore disponibile al momento ai dispositivi utilizzati. Grazie ad una qualità che non danneggia il livello della prestazione, la videoconferenza riesce ad assumere gli aspetti di una conversazione face to face, e a risultare performante. La comunicazione è sicura a differenza dei servizi di videoconferenza gratuita che utilizzando la porta 80, possono lasciar passare virus come worm e trojan ad agire in maniera indisturbata sui dispositivi. La videoconferenza è uno strumento potente ed innovativo, che può essere utilizzato anche dalle piccole aziende per ampliarsi, per crescere. L’accesso alle videoconferenze è semplice e veloce, permette la partecipazione di un numero elevato di partecipanti, l’invio e la condivisione di dati come pdf o grafici, ed è disponibile 24 ore su 24.